Thema-audit Werken in eigen beheer - technische dienst Lokaal bestuur Zedelgem

Deze thema-audit onderzoekt in hoeverre het lokaal bestuur van Zedelgem de risico’s beheerst die gepaard gaan met werken in eigen beheer binnen de technische dienst. Audit Vlaanderen formuleerde hierbij concrete aanbevelingen en signaleerde verschillende aandachtspunten rond planning, magazijnbeheer, wagenparkbeheer, aankoopprocedures, toegangsbeheer en deontologie.

De planning van taken verloopt deels gestructureerd via een softwarepakket, maar opvolging en bijsturing zijn niet in alle ploegen …

Deze thema-audit onderzoekt in hoeverre het lokaal bestuur van Zedelgem de risico’s beheerst die gepaard gaan met werken in eigen beheer binnen de technische dienst. Audit Vlaanderen formuleerde hierbij concrete aanbevelingen en signaleerde verschillende aandachtspunten rond planning, magazijnbeheer, wagenparkbeheer, aankoopprocedures, toegangsbeheer en deontologie.

De planning van taken verloopt deels gestructureerd via een softwarepakket, maar opvolging en bijsturing zijn niet in alle ploegen systematisch. Vooral de afwezigheid van een uniforme terugkoppeling naar melders en het gebrek aan structurele opvolging per ploeg wijzen op optimalisatiemogelijkheden. Een kerntakenoefening bracht knelpunten aan het licht, vooral bij de dienst feestelijkheden.

Ook het voorraadbeheer is slechts gedeeltelijk op punt: gebruiksgoederen worden geïnventariseerd, maar verbruiksgoederen niet. De controle op materiaalstromen is beperkt, onder andere doordat veel materiaal in voertuigen of op externe locaties blijft zonder centrale opvolging. Er bestaat geen procedure voor periodieke stockcontrole of opvolging bij verlies.

Voor aankopen onder de €5.000 is het risico op fouten of fraude verhoogd doordat éénzelfde persoon meerdere stappen in het aankoopproces uitvoert. Hoewel een duidelijke procedure bestaat, ontbreekt het aan functiescheiding en structurele controlemechanismen. De registratie van leverbonnen gebeurt niet systematisch.

Het toegangsbeheer is deels digitaal, maar onvoldoende sluitend. De audit signaleert onder meer het gebruik van niet-persoonsgebonden badges, het ontbreken van een sluitend overzicht van sleutelverdeling en de vlotte toegang tot sommige terreinen zonder toezicht.

Rond het gebruik van het wagenpark bestaan duidelijke richtlijnen, maar de controle op brandstofverbruik is beperkt. De dienst rekent vooral op meldingen bij afwijkingen zonder structurele opvolging op basis van bijvoorbeeld kilometerstand.

Ten slotte stelt Audit Vlaanderen vast dat de instrumenten voor deontologie en integriteit wel aanwezig zijn, maar onvoldoende bekend zijn bij de medewerkers.

Deze audit is een momentopname en bevat geen beoordeling van individuele personeelsleden of beleidskeuzes, maar focust op de efficiëntie en risicobeheersing van processen. De geformuleerde aanbevelingen zijn bedoeld als ondersteuning bij het verbeteren van de werking van de technische dienst van Zedelgem.