Dit rapport bevat de resultaten van een organisatie-audit bij het lokaal bestuur van Mesen, uitgevoerd door Audit Vlaanderen. De audit had als doel om na te gaan in welke mate het bestuur beschikt over effectieve beheersmaatregelen op vier centrale domeinen: doelstellingen- en procesmanagement, belanghebbendenmanagement, monitoring en financieel management. Daarnaast werd ook de algemene aanpak van organisatiebeheersing geëvalueerd.
De audit wijst op een beperkte maturiteit van het organisatiebeheersingssysteem. Er is momenteel geen formeel kader vastgelegd of goedgekeurd door de gemeenteraad. Toch toont het bestuur wel enig bewustzijn van interne risico’s, onder meer via jaarlijkse rapportering door de algemeen directeur. De algemene maturiteit van het systeem wordt beoordeeld als ad-hoc.
Wat de inhoudelijke thema’s betreft, blijkt dat strategische doelstellingen en acties wel geformuleerd zijn in het meerjarenplan 2020-2025, maar onvoldoende SMART (specifiek, meetbaar, aanvaardbaar, realistisch en tijdsgebonden) en niet altijd financieel onderbouwd. Bovendien werd het plan onvoldoende gecommuniceerd binnen de organisatie, wat leidt tot onduidelijkheid bij het personeel.
Voor het belanghebbendenmanagement werd een iets hogere maturiteit vastgesteld. Mesen onderhoudt nauwe contacten met burgers en stakeholders, mede door de kleine schaal van de gemeente. Er is een klachtenreglement, maar de digitale toegankelijkheid ervan is beperkt. Een nieuwe website is in ontwikkeling.
Op het vlak van monitoring en financieel management is de werking sterk persoonsgebonden, met weinig gebruik van interne rapportering of vastgelegde procedures. De organisatie voldoet wel aan decretale verplichtingen, maar benut rapporten nauwelijks als sturingsmiddel. Er zijn geen back-ups voor kritieke processen en bepaalde rapporteringsverplichtingen worden niet consequent opgevolgd.
De audit formuleert vier concrete aanbevelingen, zoals het uitwerken van een formeel kader voor organisatiebeheersing, het verbeteren van de interne communicatie over doelstellingen, het bepalen van monitoringbehoeften en het versterken van de financiële processen (waaronder debiteurenbeheer en bestelprocedures).
In de managementreactie wijst de nieuwe algemeen directeur op al ingezette verbetermaatregelen, zoals bijkomende aanwervingen, software-aankopen en de aanpak van het nieuwe meerjarenplan. De directeur uit ook zorgen over de beperkte schaalgrootte van Mesen (minder dan 1.000 inwoners) en pleit voor meer middelen of structurele hervormingen, zoals fusies.
