Sinds 2005 ondertekenden de volgende lokale besturen een ‘overeenkomst omtrent het gebruik van Probat’: Anzegem, Blankenberge, Bredene, Brugge, De Haan, Gistel, Harelbeke, Heuvelland, Houthulst, Ichtegem, Ingelmunster, Koksijde, Kortemark, Kortrijk, OCMW Kortrijk, Langemark-Poelkapelle, Lichtervelde, Menen, Middelkerke, Nieuwpoort, Oostkamp, Oostrozebeke, Poperinge, OCMW Roeselare, Staden, Tielt, Torhout, Vleteren, Waregem, Wervik, Wevelgem, Wingene, Zedelgem en Zonnebeke.
Met het oog op meer efficiëntie, gebruiksvriendelijkheid en een vlotte uitwisseling van gegevens is in 2009 beslist Probat om te vormen tot een webapplicatie en daarbij rekening te houden met de actuele archiefstandaarden. De Provincie West-Vlaanderen wil op die manier bijdragen tot de automatisering van de archiefsector in West-Vlaanderen en tot het uniformiseren van de interne werkprocessen bij de West-Vlaamse lokale archiefdiensten.
In september 2010 nam de Provinciale Archiefdienst de webapplicatie in gebruik. Sindsdien werden en worden stap voor stap ook de gegevens van de overige Probat-gebruikers toegevoegd. Op die manier komt een digitaal archiefnetwerk tot stand.
De centrale databank groeit steeds aan. Archivarissen en archiefmedewerkers voegen dagelijks nieuwe informatie toe.
